会展网站的建立与维护

[2013-10-08][四川精彩展示][浏览1772次]

近年来,很多会展企业把建立网站作为启动信息化工程的第一步。为此,相当一部分会展企业在网上安了“家”,创建了自己的企业宣传网站。

在信息化时代,企业利用网上宣传不但可以展示自身形象、及时发布信息,还可以为客户和合作伙伴提供便捷的服务。但是,建立网站并不是一劳永逸的,只有很好地维护,网站才能发挥其应有的作用。现在看来,建立网站的会展企业,少部分尚能发布信息或更新企业相关资讯,绝大部分则在制作完成并新鲜一段时间后就再也不闻不问,网站基本上成了“聋子的耳朵——摆设”。纵观这些成为“摆设”的网站,大多存在如下问题:其一,网站规划设计不全面;其二,网站制作形式不科学;其三,网站宣传推广不到位;其四,网站维护管理不规范。

网站是会展企业信息化建设的重要组成部分,是会展企业展示形象和实力的窗口。目前,我国会展企业的多数业务仍主要依靠传统业务方式开展,但是,越来越多的会展企业已经认识到通过互联网形式参与市场竞争已成为信息时代经济发展的必然趋势。

那么,到底如何建设会展企业网站,特别是中小会展企业网站,使网站真正为会展企业发挥效益呢?

一、明确网站建设的定位

明确会展企业网站建设的终极目标。会展企业建网站不应是为了赶一时的潮流或是博取一个好名声,而是要通过互联网这个全球性的网络来宣传与推广会展品牌、开拓市场,同时,降低会展企业的管理成本、交易成本和相关服务成本,并通过开展一系列的电子商务活动获得一定的经济效益,最终与会展企业的经营目的保持一致。所以,只有将信息技术同会展企业的管理体系、工作流程和商务活动紧密结合起来,才能正确地建设和维护网站,并使网站发挥作用,为会展企业服务。

二、组建好一支队伍

确定网站建设与管理人员。对于大型会展企业来说,建议设专门的部门总体负责会展企业的信息化发展规划。但对于中小会展企业来讲,考虑到人员、资金等实际问题,单设部门存在一定的困难,也可考虑将网站建设融人其它职能部门。

专职部门不仅负责会展企业网站的规划、建设、管理与维护,而且负责会展企业信息化发展规划的制定、普及会展企业上网知识、组织人员对传统会展企业的管理模式、工作流程等进行信息技术改造。会展企业是单纯做一个网站进行宣传好,还是结合会展企业内部业务开展全面的电子商务好?类似这样的问题,职能部门及管理者应为会展企业做出符合自身发展的信息化建设的最佳方案。

三、形成自己的特色

网站内容及制作形式要有特色。“千篇一律”的会展企业网站制作模式可以作为参考,但不能照搬照抄。要结合会展企业自身的特点进行个性化的改造。改造的方式方法很多,在此,仅对一些共性问题进行探讨,供会展企业在网站建设时参考。

一是首页设计要简洁。没有必要做成大篇幅的动画,因为并非所有上网的人都能正常浏览动画,且动画下载占用时间较长,尚未看到具体的内容就让人失去耐心,这样做有悖网站建设的初衷。但建议,在有可能的条件下尽可能采用多语言版本,以吸引境外展商与观众,增强其对展会的了解,同时也是展会逐步成熟以及走向国际化的必然。

二是会展企业介绍要全面。要从会展企业的历史、发展、规模、优势、特色、社会地位、媒体评价、荣誉及诚信等方面,配以照片多层次多角度进行包装宣传。需要注意的是,对于会展企业理念之类面向会展企业内部管理的内容,无需介绍得过分详细。

三是会展产品及服务内容要详细。要将展会的名称、日期、主办、协办单位、主要概况、展会发展史、参展范围、展会实况照片、展会标志、具体参展报价、相关展会服务以及与展商或观众紧密关联的《参展商手册》等有关详细资讯放在网上。但很多会展企业出于竞争或保密等原因,上述内容在网站上往往显示得不够完整、详尽,我个人认为这样做非常不利于展会的组织管理工作。

四是要提供联系方式。建议将会展组织单位各相关部门及有关具体负责人:如招展部门、现场管理部门、货物租赁部门、各地招展招商代理机构、客商服务中心等详细的联系方式通过网站显示出来。因为通过日常的联系与交流将会为展会的成功打下坚实的基础。

五是要开设交互功能。开辟网上交互功能,让访问者提交反馈建议表单,注意的是交互时务必要实事求是地注明响应时间,便于留言者有计划地访问网站,不会由于多次查看得不到答复而失去对网站的信任。如有可能,将前期的回复一并放到网站上,供不同访问者共同参考。

六是要具备下载和打印功能。对于会展企业来说,公开的产品照片、表单、说明书等资料,最好具备网上下载和打印功能,便于访问者在网下研究会展企业的产品,增加参展机会。

对于其它的栏目,会展企业可根据自身的需求进行个性化设计。需要注意的是,真正有意向参展的展商或观众,都非常注重实效,而不会对网站是否花俏评头论足。因此,会展网页的美工制作只要做到恰如其分地表现就可以创出网站的招牌。

四、创出网站的品牌

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