会展策划的内容与基本流程

[2015-12-15][四川精彩展示][浏览7979次]

一、会展策划的内容

会展策划行为离不开市场,策划者必须以市场为导向,成都展览公司利用各种宣传、广告手段,营造商业氛围,形成市场声势,并利用各种关系和途径,建立起庞大的展会营销网络,进行广泛的市场推广和招展招商,最终令目标客户纷纷前来报名参加。在整个策划活动中,以专业的展会服务,赢得买家和卖家的支持与信赖十分重要。以展览为例会展策划原则上是应该使80%以上的参展商都达到参展目的,使70%以上的参观商都达到参观效果为标准。

会展策划是一项综合性的工程,它所涉及的内容是多方面的,一般说来,会展策划的内容有会展的调查与分析、会展的决策与计划、会展的运作与实施、会展的效果评价与测定等。

1、会展的调查与分析

会展的市场调查是选定会展项目的重要依据。它是会展策划的基础,也是必不可少的第一步。

一般情况下市场调查要根据本地、本区域的经济结构、产业结构、地理位置、交通状况和展会设施条件等特点,围绕市场进行调查。市场调查的主要内容包括会展环境的调查、会展企业情况的调查、会展项目情况的调查、会展市场竞争情况的调查以及参观商、支持协助单位等情况的调查。只有在充分了解市场潜力、市场限制以及市场动态等信息的基础上,才能有的放矢地进行策划。

2、会展的决策与计划

作会展决定是一个决策的过程,应该掌握一定的决策策略。影响会展决策的要素有营销需要、市场条件、营销方式、内部条件等,会展的决策与计划应从分析决策的要素入手,确定会展的基本目标、集体目标和管理目标,然后决定展会的战略安排、市场安排、方式安排等。

3、会展的运作与实施

会展的运作与实施是进行会展的中心环节,也是会展策划的重心之所在。在这个阶段,会展策划人员根据《会展策划书》的计划与安排进行广告宣传工作、组织招展招商工作、会展设计工作以及会展相关活动策划等具体安排会展的工作方案。

会展宣传的主要方式包括媒体广告和户外广告等。媒体广告(包括专业媒体,如报纸、杂志、网站等;大众媒体,如电视、电台、主导性报纸等),主办者可以围绕不同的会展特点和亮点来进行宣传}除此之外,还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式来传播展会信息。户外广告,则是利用人流量较大的公共场所,以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式,进行宣传。

组织招展招商工作要求充分宣传、认真选择。在招展招商的准备阶段,需要建立潜在客户名单,设计并发放参展说明书,熟知参展中的知识产权问题等。

展会工作筹划的步骤一般为:第一,按实际需要将工作分为招展招商组团、设计施工、展品运输、宣传联络、行政后勤、展台工作、后续工作等几大类;第二,在各大类之下详细列明具体事项;第三,弄清工作之间的关系;第四,要定期检查工作进度和质量,及时发现并解决问题,以保证整体工作协调正常运作。

4、会展的效果评价与测定

计划、实施、评估,是现代经营管理的三个步骤。会展的效果评价与测定是全面验证会展策划实施情况必不可少的工作。当整个会展策划、实施工作结束后,会展人员应及时进行评估,总结经验,寻找问题,并写出评估测定工作总结报告,为以后会展工作准备可借鉴的历史参考文献,不断提高会展策划的水平。

会展评估工作一般可分为以下两个方面:一是对展会环境、对展会筹办工作及展会后台工作的评估,这一部分工作在展会结束时完成;二是对展台工作及展会前台工作进行评估,这一部分比较复杂,先在展会结束时针对展台工作进行评估然后在展会的后续工作过程中,跟踪评估。

二、会展策划的基本流程

大型展会如世博会的策划,不仅要考虑经济因素,还要考虑政治因素、社会文化因素等,因而,它的策划有时国家的有关部长乃至元首都会参与。在我国,虽然展会市场化的进程在加快,但不少的大型展览会还带有政府行为的色彩,因而,其决策规划情况更加复杂。这里,参照国际展会的一般惯例,就一般展会的策划流程进行概述。

会展策划的基本流程。

1、成立策划小组

会展策划工作需要集合各方面的人士进行集体决策,因此,首先要成立一个会展策划小组,具体负责会展策划工作。一般而言,会展策划小组应由以下几种人组成。

(1)项目主管。一般由总经理、副总经理或业务部经理、创作总监、策划部经理等人担任。在会展公司里,业务主管(贸易展会经理)具有特殊地位,他是沟通会展公司与展会服务承包商、参展商的中介,一方面,他代表会展公司与展会服务承包商、参展商等洽谈业务;另一方面,他又代表展会服务承包商、参展商等监督会展公司一切活动的开展。

(2)策划人员。一般由策划部的正副主管和业务骨干来承担,主要负责编拟会展计划。

(3)文案撰写人员。专门负责撰写各种会展文案,包括会展常用文书、会展业务社交文书、会展业务专用文书、会展业务推介文书、会展业务事务文书、会展业务合同协议文书、会展业务法律文书以及会展策划案等。

文案撰写人员应该能够精确地领悟策划小组

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