确定办展单位、时间和频率

[2013-06-17][四川精彩展示][浏览4767次]

一、办展单位

办展单位是指负责展会的策划、组织、招展、招商和管理等事宜的有关单位。办展单位可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。根据各单位在举办展会中的不同作用,展会的办展单位一般有以下几种:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位。在策划举办展会时,必须事先确定这些办展单位是哪些具体单位。

1.主办单位

主办单位即拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。在实际操作中,主办单位有三种形式:一是拥有展会并对展会承担主要法律责任,并负责展会的实际策划、组织、操作与管理;二是拥有展会并对展会承担主要法律责任,但不参与展会的实际策划、组织、操作与管理;三是名义主办单位,即既不参与展会的实际策划、组织、操作与管理,也不对展会承担法律责任。之所以有上述第二和第三种形式的主办单位,主要是因为展会要利用这些“主办单位”强大的行业号召力为展会服务,而不在乎它们的实际操作能力有多大。究竟展会需要哪种形式的主办单位,或者是三种都需要,在策划举办展会时,要根据实际需要对它们作出安排。

2.承办单位

承办单位即直接负责展会的策划、组织、招展、招商、操作与管理,并对展会承担主要财务责任的办展单位。承办单位对举办展会的各个方面都会产生重大影响,是办展单位中较为核心的单位。除了上述职能外,大部分承办单位还要负责展会的招展、招商和宣传推广工作。在实际操作中,有的承办单位可能要承担上述所有的职能,有的可能只需要承担上述部分的职能。在策划举办展会时,要根据各单位的优势和劣势,并结合展会的实际需要,对它们作出妥善安排。

3.协办单位

协办单位即协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、招展、招商操作与管理,或部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。协办单位对展会一般不承担财务责任,只是对主办或承办单位的工作起协助作用。在实际操作中,协办单位承担的工作最为常见的是部分的招展、招商和宣传推广工作。因此,展会最为常见的协办单位也就是那些有一定的招展、招商和宣传推广能力、但又不愿或不能对展会承担财务责任的单位。协办单位所起的作用往往是主办或承办单位所缺乏的,但又是展会所必需的。因此,在策划举办展会时,对协办单位的选定也要认真对待。

4.支持单位

支持单位即对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理,或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。支持单位有时候也承担一些展会的招商和宣传推广工作,但基本不参与展会的招展工作,也不对展会承担任何财务责任。

对于展会而言,主办单位和承办单位是最为核心和最为重要的办展单位,也是举办展会所必不可少的办展单位;协办单位和支持单位对展会来说不是必不可少的,它们往往是结合主办单位和承办单位的实际能力,并视展会的实际需要来决定是否需要。选择好展会的主办单位、承办单位、协办单位和支持单位等办展单位,对于展会的成功举办和长远发展有十分重要的意义。

二、办展时间

办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义:一是指举办展会的具体开展日期,即展会从何日开幕到何日闭幕。二是指展会的筹展和撤展日期。筹展日期是提供给参展商在展会开幕前布置好展位的时间,撤展日期是在展会结束后供参展商拆除展位和撤除展品的时间。三是指展会对观众开放的日期。有些展会只对专业观众开放;有些展会对专业观众和一般公众都开放,但开放的时间不同;还有些展会同时对专业观众和一般公众开放并且开放的时间也相同。

办展时间三个方面的内容密切相关、互相影响,因此,对办展时间三方面的安排必须统筹兼顾,不能顾此失彼。例如,如果筹展时间过短,参展企业进行展位搭装和布置的时间就很少,可能会使企业投入较少的精力进行展位搭装和布置,进而影响到展会的档次;如果展览时间太长,就会增加企业的参展成本,不利于吸引企业参展。

展会的办展时间与展会展览题材所在的产业特征密切相关。有些产业的生产和销售的季节性很强,在确定展会的办展时间时,要充分考虑展会所在的产业有无季节性特征,如果有,就要尽量让展会的办展时间能符合这种特征;否则,举办展会就会遇到极大的困难。

在确定展会的办展时间时,还要充分考虑相关展会的办展时间。由于相关展会与本展会或多或少地存在一些这样或那样的竞争关系,所以在策划展会的办展时间时,要根据本展会的定位、办展单位的优劣势和展会的竞争策略,充分考虑相关展会对本展会可能产生的影响,合理地安排本展会的办展时间。原则上,要尽量避开国内外有重大影响的同类题材的展会的举办时间,要避免彼此在时间上产生冲突,特别是要尽量避开国内外该类题材的

NEWS CENTER

展位展台设计搭建