展会招展函的内容较多，也较繁杂，在编制招展函时一定要对其内容、图片和版面作仔细的规划和安排，使招展函在展会招展的过程中发挥其应有的作用。一般的，在编制招展函时要遵循以下原则：

1．内容全面准确

招展函很多时候是参展商了解展会的第一手资料，也是他们最后作出是否参展决策的重要参考资料，在展会与其目标参展商进行沟通和联系时起着重要的作用。因此，招展函所包括的内容一定要全面，要准确，不能有所遗漏，不能出现差错。

2．简单实用

招展函的内容要全面准确，但不要拖沓和繁琐，要简洁，让人一目了然。招展函的内容要实用，与展会招展无关的内容尽量不要上招展函。

3．美观大方

招展函的版式安排、文字图片等的布局要美观大方，让人赏心悦目。但招展函文字的字体要适合人们的阅读习惯，不要因为追求美观而去追求美观。

4．便于邮寄和携带

由于招展函一般要通过邮寄或者招展工作人员的携带而传到目标参展商手中，因此，招展函的制作样式要便于邮寄和携带，否则，它不但会给招展工作带来不便，还会增加展会的办展成本。