指定展会招展代理

[2013-07-12][四川精彩展示][浏览2322次]

指定展会招展代理是办展单位借用外部力量来做大做活招展业务的一种有效手段。它可以增加招展单位的业务网络,扩大业务规模,提高经济效益。

1.招展代理的种类及其来源

根据展览项目的需要,展会的招展代理一般可以分为一般代理、独家代理、排他代理和承包代理四种形式。公司、相关协会和商会、有关媒体、个人、国外驻华商务处或贸易代表处和公司等都可能成为招展代理。为保证代理的资质可靠,在指定某一机构为代理前必须对其进行资质考察,只有符合条件的才能被正式确定为代理。

2.代理商的权利与责任

聘用招展代理,要明确他们的权利与责任,只有权利与责任明确了,代理的工作才能更好地展开。

代理商的权利包括:按合同规定收取佣金;从办展单位获取招展必需的完整资料;按合同享受办展单位对展会及代理商的宣传推广支持;在规定的时间内预订的展位能得到保证。

代理商的责任包括:按合同规定的代理形式和条件切实履行职责,依法经营;有责任对所代理的展览项目进行宣传推广;定期向办展单位有关负责人汇报情况;对办展单位划定的展位不得有异议;维护办展单位和展会的声誉和形象;按办展单位规定的价格(或价格范围)招展,按时收取和缴纳参展款(含定金);不得对办展单位制定的参展条件作私自改动;必须协助办展单位做好参展商的服务工作。

3.代理佣金

支付给代理商的佣金要根据代理的形式、代理期限的长短、代理商的业绩水平等来综合确定。办展单位给予代理商的佣金和准许代理商给予参展商的折扣要分开;给予参展商的价格折扣由办展单位决定,以免引起招展价格的混乱。

代理佣金支付的时间和方法,可根据具体情况分别采取以下办法:第一,定期结算、定期支付,即按季度或月度结付。提取佣金的基数以实际进入办展单位账户的展位费为准。第二,逐笔结算、汇总支付,即代理商每促成一笔交易,办展单位收到由该代理商招来的参展商的参展费后即与之结算,但到规定的时间才支付。第三,逐笔结算、逐笔支付,即代理商每促成一笔交易,办展单位收到由该代理商招来的参展商的参展费后即与之结算并支付本笔交易的佣金。另外,无论采取何种结算支付形式,都必须规定由此引起的营业税和个人所得税的扣缴办法。

4.代理商的管理

可以由展会的项目负责人负责对该展会招展代理的联络和管理,要管理好各代理商,就必须要做好以下几点:

(1)坚持定期书面报告制度。每隔一段时间,要求代理商必须定期汇报其招展的进展情况。

(2)招展价格的控制。代理商对外招展的价格折扣应严格按照代理合同所规定的价格折扣操作。

(3)收款与展位划定。所有参展商展位的划定一般应由办展单位控制和最后确定,代理商一般无权划位,只能提划位建议。

(4)参展商的参展费。除承包代理外,代理商原则上不得代收参展商的参展费及其他一切费用。个别特殊情况,可允许代理商代收参展商的参展费,但代理商必须在办展单位指定的时间内,将其所代收的参展商的参展费扣除商定的佣金后的余额全部交到办展单位。

(5)累进制折扣的控制。累进折扣的最高佣金比例,应要求相应招展展位达到一定的数量。对于不同的代理商,具体佣金累进折扣可在“分档固定折扣”和“分档浮动折扣”两者中选一。代理商的各种办公费用一般由代理商自行承担。

5.代理风险的防范

在招展工作中使用招展代理有许多好处,但如果管理不善,也会带来很多风险:

(1)多头对外的风险。如果多个代理商在同一地区招展,则可能会引起多头对外招展,如同一个项目招展条件不一致、招展价格有差异、对外口径不统一等等。

(2)代理商欺骗客户的风险。要尽量防止某些不法代理商以种种手段欺骗客户来获取私利。

(3)损坏办展单位的声誉和形象的风险。出于种种原因,代理商可能有时会有意或无意地做一些损坏办展单位声誉和形象的事。

(4)收款和展位划位混乱的风险。代理商自己划出展位与办展单位统一的展位安排计划不一致,个别代理商代收参展费时多收款、乱收款等。

(5)展位临期空缺的风险。代理商可能会招不满其当初约定的展位数量,这会导致展会开幕而展位空缺。

对于以上风险,我们要注意采取有针对性的措施,加强防范;万一风险真的发生,我们要及时采取有效的措施加以补救。

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