展会现场的布展管理

[2013-07-20][四川精彩展示][浏览4029次]

展会现场工作是指展会从布展开始,包括展会展览期间到最后展会闭幕这一段时间对展会布展、展览和撤展等事务的组织管理工作。展会现场工作是展会与参展商和观众等有关方面最直接的面对面的交流。它所包含的事务很多,需要多方面的协调配合,某一方面的工作疏忽或失误就可能会对展会造成严重影响。

当展会招展和招商工作已经接近尾声、展会开幕日期临近时,展会就要在所租用的展览馆里迎接参展商进馆进行布展。所谓布展,从参展商的角度看,是指参展商为准备展览而在展会开幕前对展位进行搭装、布置和将展品陈列在展位上的系列工作;从展会的角度看,是指对展会现场环境进行布置和对参展商的有关工作进行协调和管理。

展会布展是展会开幕前的现场筹备工作,一般在展会开幕前几天进行。不同题材的展会需要的时间长短不同。有的展会布展时间很长,如汽车展和大型机械展,布展的时间往往需要一个星期;有的展会布展的时间很短,如消费品展布展时间常常只需要两天。展会布展时间的长短主要取决于展览题材及展品的复杂程度。展会规模的大小对布展时间也有一定的影响,展会规模越大,其需要的布展时间往往越长。对于一般的展会,布展时间常常在2-4天之间。

根据国内对展会的管理规定,展会在组织布展前需要到工商、消防、安保和海关等部门办理有关手续,办理好有关手续后展会才能开始布展。需要办理的手续分别是工商报批、消防报批和备案、安全保卫报批和备案、海关报批和备案。另外,如果展馆位于城市的中心地带,有些城市还需要办理外地车辆进城证以方便外地企业运送展品到展会现场布展。

展会布展正式开始后,展会要对布展工作进行全面协调和管理:

1.展位画线工作

按照各参展单位租用的场地面积和位置画好每一个展位的地域范围,确定每一个展位的具体位置,方便参展商在自己租用的地方搭建展位和陈列展品。展位画线工作涉及每一个参展商租用展位的具体位置和面积大小,办展机构要认真仔细,一丝不苟,要按照事先对参展商的承诺如实办理。

2.展馆地毯铺设

在展馆计划铺设地毯的地方按计划铺设地毯,如展馆的公共区域、某些标准展位等。地毯铺设一定要紧贴地面,要美观,不能妨碍行人通行。

3.参展商报到和进场

各参展商凭合同及其他有关证明到展会现场报到,付清各种款项,领取相关证件,办理入场手续。

4.展位搭建协调工作

除了一些特装展位由参展商自己搭建以外,展会一般还要负责搭建一些标准展位。不管是标准展位还是特装展位,展会要监督所有的承建商都按展会要求搭建;对于展位搭建中出现的各种问题,要及时协调处理。

5.现场施工管理和验收

展会要派出专门人员管理各承建商的现场施工,如现场用电、用火、噪声、展位高度控制、电线线缆的安装和走向、灯光的设计和使用、搭建展位的材料的防火性能、展位之间通道宽度的控制、重型机械的地面承重控制、标准展位的标准配置等要及时查验,避免施工现场秩序混乱和出现安全隐患。

6.海关现场办公

对于海外参展的展品要及时办理海关通关手续,如果海外参展比例较大,可以邀请海关现场办公。对于所有海外参展展品,展会要陪同海关进行现场抽样查验。

7.展位楣板的制作、安装和核对

各参展商展位的楣板上标有参展商的单位名称和展位号,有的还有参展商的企业标志或展品商标。这些内容是参展商的门面,对参展商非常重要,一定不能有丝毫的差错,展会要派出专门人员认真核对。

8.现场安全保卫工作

布展期间,现场人员众多,各单位布展施工涉及用水用电,有一定的危险性。展会要负责展会的一般安全保卫工作,但对参展商的展品丢失、损坏和人员以外伤亡等不负责任。为保护自己的展品和人员安全,参展商一般还要对自己的展品和员工投保。

9.消防和安全检查

所有的展位布置完毕以后,展会还要陪同消防和安保部门对所有的展位进行一次全面系统的检查,保证展会符合消防和安全要求,彻底清除展会现场可能存在的安全隐患。

10.现场清洁和布展垃圾的处理

展会布展往往会产生大量的布展垃圾,对这些垃圾要及时收集和运出展馆并进行处理。

上述布展工作结束以后,展会的现场布置就已经基本就绪。在布置好展会的开幕现场、序幕大厅、观众登记处、展会相关活动现场布置和其他各服务网点以后,展会就可以按计划举行开幕式,对外正式宣布展会开幕。

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