展会服务时间管理

[2013-07-23][四川精彩展示][浏览1660次]

展会服务伴随着展会从筹备到开幕到闭幕的整个过程,也随着展会招展和招商工作的进展而不断深化,展会服务要跟得上展会客户工作进展的步伐,要跟得上市场和客户需求的变化;展会筹展和撤展工作主要集中在展会开幕之前和闭幕之后,在那两段短短的时间里,展会的筹展和撤展工作必须安全、迅速并有秩序地完成。因此,展会服务和展会筹展与撤展工作不能忽视时间因素的影响,要有极强的时间观念。

根据时间的不同,展会服务可以分为展前服务、展中服务和展后服务三种。展前服务是在展会开幕前为客户提供的服务,展中服务是在展会期间为客户提供的服务,展后服务是在展会闭幕后为客户提供的服务。展会的展前服务和展后服务具有相对性,本届展会的展后服务其实就是下一届展展会前服务的开始,很多展会对展中服务极为重视,但在展前服务和展后服务方面却做得很不够,更有一些展会甚至根本没有展后服务。其实,对于这三种服务,展会不能忽视其中任何一种,忽视任何一种对展会都是很有害的。

不管是展中服务,还是展前和展后服务,它们都有一定的时间性。由于展中服务基本都是发生在展会的现场,服务提供时展会与客户基本都是面对面地直接接触,服务提供起来比较方便,也容易被展会主办机构所想起,所以,很多办展单位对展中服务的时间性理解深刻,一旦有客户需要服务,展会就会尽量尽快提供。但是,在展前和展后,展会与客户没有面对面的接触,服务提供起来有一些困难,有些单位因此就忽视了它们在时间性方面的要求。对于展前服务,如果展会相关服务迟迟不到,客户的参展(参观)筹备工作就会遇到困难,如果展会服务拖延的时间超出了客户容忍的范围,展会就可能失去这个客户。对于展后服务,它可以帮助客户及时评估参展(参观)效果,如果服务迟迟不到,客户对展会的整体印象就迟迟难以形成,客户对展会的最后评估就可能变形。

对展会服务进行时间管理,就是不管该服务是展前、展中还是展后服务,都要努力使该服务做到:

1.及时

展会要充分考虑客户对各种展会服务的实际需要,在服务内容、服务流程和服务时间等方面切实为客户着想,努力在客户需要的时候提供他们所希望的展会服务。服务提供的及时性对客户来说很重要,锦上添花的事当然令人高兴,但雪中送炭的事往往更受人欢迎。

2.快速

展会在提供服务时及在服务提供过程中不能拖拖拉拉,要以最快的速度将客户所需要的服务提供给客户,尽量缩短客户等待服务的时间和过程。

3.有求必应

不论做得到还是暂时做不到,对于客户所提出的各种展会服务要求,展会都要一一作出善意的回应。对于能够提供的服务,要尽量明确能够提供的时间;对于暂时不能提供的服务,要跟客户作出合理的解释,如果有可能的话,可以推荐一些替代服务方案,不能因为该服务暂时不能提供或者认为该客户所提的服务要求“很无理”就对他置之不理。当然,对于能够提供的服务,如果按规定需要收费,还要跟客户讲清楚价格等相关事宜。

4.信守承诺

展会信守服务承诺对客户来说很重要,因为对于客户来说,展会的服务承诺往往决定了他们参展(参观)的有关准备内容。例如,如果展会承诺展览现场有电脑出租,那么,即使有需要,客户在参展(参观)展会时也可能不准备携带电脑,因为他们相信在现场可以租用。但如果展会不守承诺,他们到现场却发现没有电脑可租用,这势必给他们的参展(参观)计划造成极大的不便,严重干扰他们参展(参观)的日程安排。展会信守服务承诺,其实就是让客户现在就对未来的某些服务项目放心,让客户安心地去准备其他参展(参观)事项。

当然,注重展会服务的时间性,并不是不注重展会服务的质量;恰恰相反,任何高质量的服务都离不开其在时间性方面的要求,注重展会服务的时间性正是提高展会服务质量的一个重要方面。

NEWS CENTER

展位展台设计搭建