筹展时间管理

[2013-07-23][四川精彩展示][浏览1777次]

展会筹展是在规定的筹展期里进行的。从时间上看,筹展期在含义上有广义和狭义之分。广义的筹展期是指展会开幕前所有为展会开幕进行准备的筹备期;狭义的筹展期是指从参展商开始搭装展位和向展馆运进展品到展会正式开幕之间的这一段时间。在本节里,我们所讨论的筹展期是指狭义的筹展期。

在展会开幕前,展会往往会给参展商一段时间供其搭建展位和布置展品。这个时间一般不长,短的可能只有一天,长的也很少超过五天。在这一段时间里,参展商必须将自己的展位搭建好,将参展的展品布置好,超过这段时间,展会一般不再允许参展商在其展位上“大兴土木”。

参展商和展会双方都要很好地把握这段筹展时间。对于参展商来说,在这段规定的时间内完成展位搭建和展品布置工作,就可以在展会开幕后以最好的姿态迎接观众,为展览取得好的效果提供条件;对于展会来说,所有的参展商在规定的时间内完成其布展工作,可以为展会正式开幕提供一个良好的现场环境,使展览现场保持良好的秩序。如果有某个参展商在这段时间里还不能完成布展工作,例如,展位还没有搭建好或者展品还没有布置好,那么,对该参展商来说,他就不能正常展出了;对展会来说,该展位的不整齐必然影响到展会的整体形象。

所以,不管是参展商方面还是展会方面,对这一段时间的管理都显得尤为重要。从展会的角度出发,对这段工作进行时间管理可以从以下几个方面人手:

1.将筹展的确切起止时间准确地通知参展商

为方便参展商进行布展准备,展会要将展会筹展的确切起止时间准确地通知参展商;如果参展商的展位搭建工作不是由参展商自己负责,而是由其他承建商负责,展会就要将该时间同时通知参展商和该承建商。由于该时间极为宝贵,在通知该时间时,展会要尽量将时间精确,这样更有利于参展商安排布展时间。参展商知道这个确切的时间以后,就可以合理地安排展品的运输时间和方式,使展品在合理的时间里到达展览现场。至于通知方式,展会可以在《参展商手册》中注明,也可以在布展通知中明确,或用专门的信函来通知,展会还可以在布展现场以广播的形式对参展商加以提醒。

2.提醒参展商尽快提供展位搭建备审材料

为了保证展会展出的安全,展会以及有关安全和消防部门往往要求参展商对一些较复杂的展位搭建计划提交设计图纸,以审查其展位设计是否符合安全和消防方面的要求,通过了审查的展位设计才允许搭建。为了使各参展商的展位设计能在规定的时间内通过审查,展会要尽快通知各参展商需要提交审查的设计材料和应该提交的时间,让参展商做好准备。

3.让参展商理解筹展截止时间的不可变更性

很多展馆的展期安排很紧张,展会一个接着一个,一个展会的展期一旦确定下来,到展会临近开幕时再对它进行临时调整往往比较困难,并且,即使可以暂时对其进行临时调整,展会往往也要额外增加成本支出,所以,展会的筹展期一旦确定下来,展会一般就不再对其加以调整,对于筹展的截止时间就更是如此。对于个别情况,展会可以在不破坏总体规定的前提下个别对待,例如用个别增加加班时间等方式来解决时间不足的问题。不过,如果在筹展的截止时间前还没有完成布展工作,展会就无法再延长其布展时间了,因为明天展会就要开幕了。所以,展会要让参展商理解筹展时间尤其是截止时间的不可变更性,尽量争取他们对展会规定的配合,使他们在时间上科学地规划自己的布展工作。

4.加强布展现场管理

尽管每个参展商都规划好了自己的筹展工作和时间计划,但如果筹展现场秩序混乱,各参展商的布展工作互相影响,他们的筹展工作进程必将大受影响,展会的整体筹展进度必将被拖延。所以,展会还有必要对展会布展现场进行有效的管理,通过现场管理,维持良好的现场秩序,使参展商在布展时尽量互不影响,尽快完成各自的布展工作。

对展会筹展进行有效的时间管理,需要展会、参展商和展位承建商等方面的通力合作和密切配合,他们之中任何一方的工作延误都会对展会的整体筹展工作带来不利影响,为此,在展会筹展期间,保持展会、参展商和展位承建商等有关方面的联系畅通就显得极为重要。

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