展会整体进度时间管理

[2013-07-24][四川精彩展示][浏览2171次]

以上对展会的各具体事项如招展、招商、宣传推广、展会服务以及筹展撤展等进行时间管理,能确保各具体事项的进展顺利。但是,作为一项大型的公众性活动,各个具体筹备事项还必须保持彼此协调,在进度上能彼此配合,展会的整体筹备工作才能顺利进行。所以,展会还必须对其整体进度进行必要的时间管理。

对展会的整体进度进行必要的时间管理,要求展会必须对招展、招商、宣传推广、展会服务以及筹展撤展等事项进行统筹规划,合理安排各自的时间进度,注意处理好展会整体筹备进度与各具体事项进度之间的关系,使它们彼此之间以及它们与展会整体进度之间保持协调。

具体来说,对展会的整体进度进行时间管理要注意处理好以下几点:

1.要有全局的观念和动态的眼光

对展会的整体进度进行时间管理必须要有全局的观念,要能从展会总体进展的需要出发,对招展、招商、宣传推广、展会服务以及筹展撤展等具体事项的进度进行监控;能站在展会整体的角度,对各具体事项进展中可能出现的偏差进行调整,使各具体筹备事项彼此配合,齐头并进。对展会的整体进度进行时间管理还必须要有动态的眼光,要能以变化的视角来监控各具体筹备事项的进展情况,既不能死守原有的进度计划,也不能对原有的进度计划进行随意改动,而是要根据展会的整体进展需要,根据市场环境的变化,以动态的眼光来看待各具体筹备事项的进展,能以新策略应对新问题,以新手段面对新情况。有了全局的观念,管理才不会“一叶蔽目,不见森林”;有了动态的眼光,管理才不会僵化。

2.展会服务要跟得上展会招展和招商的需要

在现实中,很多办展单位常常只重视展会的招展和招商,他们往往在招展和招商上倾注全力,却将必要的展会服务晾在一边,使展会服务和展会的招展与招商严重脱节。对展会的整体进度进行时间管理,要特别注意对展会服务、展会招展和招商三项工作的工作进度进行监控,要使展会服务能跟得上展会招展和招商的需要,使各参展商和观众能得到及时和快速的展会服务,不要因为展会服务的延迟而拖其他工作的后腿。

3.展会宣传推广进度要能配合展会招展和招商的进度

在筹备举办展会时,由于展会宣传推广和展会招展与招商常常是由不同的部门负责,它们之间常常配合不畅,在进度上经常脱节。例如,在展会招展和招商需要宣传推广的大力支持时,展会的宣传推广却跟不上;在展会宣传推广正大张旗鼓地进行时,展会招展和招商却认为没有必要。为了避免展会宣传推广和展会招展与招商在进度上的脱节,在对展会的整体进度进行时间管理时,还要特别注意对展会宣传推广和展会招展与招商的进度进行监控,努力使它们互相配合,彼此协调。

4.展会的后勤工作要跟得上展会的整体进展步伐

展会后勤工作常常被办展单位所忽视,后勤工作经常跟不上展会整体进展的步伐。例如,参展商需要对参展工作进行认真准备,可《参展商手册》却还没有编印好;观众急于了解参观的时间安排及其他事项,可观众邀请函和入场券却还在印刷中,如此等等。后勤工作跟不上展会整体进度的需要,是很多展会筹备过程中的通病,为此,在对展会的整体进度进行时间管理时,还要特别注意对展会后勤工作的时间管理,使展会的后勤工作跟得上展会整体筹备进度的需要。

总之,对展会进行时间管理,不仅要对展会的招展、招商、宣传推广、展会服务以及筹展撤展等具体事项进行管理,还要从总体上对展会的整体进度进行管理,这样,展会的各项筹备工作才能在总体上协调,在全局上互相配合,共同使展会整体筹备进展顺利进行。

展会危机管理

这里主要讲述当展会出现意想不到的突发事件时如何进行应对的相关内容。主要包括:展会危机的种类和特点,展会危机管理的基本原理;在展会危机风险评估的基础上建立危机预警机制和进行危机预防;在危机中的沟通管理办法;危机中的媒体管理办法;对展会危机如何进行反应;危机发生后如何进行恢复管理等。

会展业是一种很容易“受伤”的行业,往往经受不住一些突发危机事件的冲击。一些突如其来的国际国内政治、经济和社会事件会严重地干扰甚至阻碍展会筹备工作的正常进行;在展会举行期间,展会现场以及来自社会的一些突发事件可能将前期的所有筹展努力都毁于一旦。在举办展会时,要能对这些“危机”进行有效的管理。

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