会展项目立项和报批

[2015-12-09][四川精彩展示][浏览5108次]

只有经可行性研究结论表明可行或项目必备条件已经成熟的会展项目才可启动,成都展览公司但仅仅有可行性研究还不够,成都展览公司项目组织者在启动前还须向主管部门或政府有关部门提交立项申请,经审批通过方可真正启动项目。我国会展业管理体制一直沿用计划经济体制下产生的审批制,这是出于政府宏观调控的需要,以避免重复建设会展项目并保证项目质量。一般境内举办的各种涉外和非涉外会展项目以及到境外举办会展都要经过审批,并且是多个部门审批。随着经济的发展、会展业技术的进步、信息和管理体制的不断完善,审批制有逐步被取消的趋势。

一、立项策划的内容和依据

(一)立项策划的内容

会展项目,特别是规模较大、级别较高的项目,还应当列入政府的社会和经济发展计划。会展项目经过实施组织工作的决策者和政府有关部门的批准,并列入项目实施组织或者政府计划的过程,就叫做立项。会展项目的立项策划,实际上就是对一个具体的会展所涉及的一系列事项进行初步的规划和设计,确定其基本的框架。在策划中需要确定的内容主要包括以下方面。

1.会展项目的名称

通常会展的名称有三部分组成:一是基本部分,用于说明会展的性质和特征,如博览会、论坛、展览会、交易会、洽谈会、展销会等等;二是限定部分,主要用于说明会展举办的时间、地点、规模以及内容等形式,如“1999年中国昆明世界园艺博览会”中“博览会”之前的部分说明了该会展的举办时间、地点、规模和内容,属于名称的限定部分;三是附属部分,是限定部分的补充,用于具体说明会展的时间、地点等细节,可以是具体举办日期、地点、组织单位的名称或会展的缩写等。

2.会展的举办地点

会展举办地点的策划是由粗到细逐步确定的。首先要确定在什么地区或国家举办,这与会展的性质、定位、会展所涉及的产业和行业等因素有关。其次要决定在什么城市举办,如为贸易性的展览作策划,最好选择在广州、上海等对外开放程度比较高的东部沿海城市。最后要决定在该城市的什么会场或展馆举办,这也要综合考虑会展所涉及的行业、定位等因素,尤其要考虑该项目的成本预算。

3.会展的时间安排

由于会展的日程安排往往具有不可更改性,因此会展的时间安排,尤其是筹备时间安排策划,就显得十分重要。严格的时间安排和工作日程,是一个会展项目成功举办的前提。不仅每项工作都要有明确的工作期限,而且必须要有总协调人及具体办事人或联系人,同时还要有应急准备,并定期对照检查、及时调整,以便及时反应。

4.会展的举办机构

会展的举办机构一般包括主办单位、承办单位、协办单位、支持(后援)单位等类别。主办单位是指具有国家主管部门批准的有报批会展项目资质的单位;承办单位是指虽没有报批会展项目资质,但同主办单位一样具有招商、招展能力和举办会展的民事责任承担能力,设有专门从事办理会展的部门并有相应的专业工作人员,且具有完善的办理会展规章制度的单位;协办单位是指协助主办或承办单位负责会展的部分策划和组织工作的单位,其任务比较集中于部分的招展、招商和宣传推广工作;支持单位一般是对会展起直接或间接支持作用的单位,有时也会承担一些招展、招商和宣传工作。其中承办单位是直接策划、组织会展的单位,因此往往是会展有关机构中的核心单位。

5.会展的规模和目标

无论是会议还是展览,从定性的角度看,其规模一般都可分为国际、国内、地区和地方四个种类。此外,展览还更强调从定量角度确定规模,即注重展出的面积、参展单位及展览的专业观众数量等指标。由于会展的规模与其项目要实现的目标相关,因此会展的目标也是在立项策划中需确定的内容。

6.展览中要展示的商品的范围

此项并非展览立项中的必选内容,但在展览立项中,必须确定展览中要展示的商品的范围。首先,要展示的商品应是与展览会目标相一致,并且能够体现展览会目标的。其次,展品范围还要根据展览会涉及的产业或行业范围进行调整。如举办贸易性的展览会,展品范围就需要包括很多种类,而针对某种产品的专业展览,则往往只限于选择该类商品作为展品。

7.会展的招展、招商和宣传推广计划

会议尤其是展览的招展、招商和宣传推广工作实际是会展项目实施过程的重要组成部分,需要专门进行策划和安排,但在立项策划时必须有所考虑,形成基本的框架。如可以从国际、国内和网络三种渠道进行招展招商,也可以通过对国内外记者的新闻报道安排、对外广告、甚至与会展相关的环境宣传等手段加强宣传推广工作。要注意的是,这是与会展的对象,即与会者、参展商及一般参观者之间的沟通,因此必须注重与目标客户之间的双向信息交流,以掌握一手资料。

8.会展的进度计划和现场管理计划

会展项目的进度计划是指在时间安排上对会展的各项工作作出统筹规划。现场管理计划是指

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